Kataloge, Preislisten, Veranstaltungskalender sowie personalisierte Mailings werden nicht mehr nur „von Hand“ gesetzt. Die Inhalte kommen aus einer Datenbank und fließen in das vorbereitete Layout.

Als Datenbank genügt bereits eine einfache Tabelle aus einer gängigen Office-Anwendung.

Das Stichwort lautet Database Publishing

Database Publishing beschleunigt die Gestaltung von Druckerzeugnissen und bietet erhebliche Vorteile bei der Aktualisierung von Neuauflagen.

Database Publishing eignet sich für jede Publikation, bei der eine Vorlage mit wechselnden Inhalten befüllt wird. Dabei fließen sowohl Texte, als auch Abbildungen datenbankgesteuert in das Layout ein.

Verschiedene Layoutvorlagen

Für ein und denselben Datenbestand können verschiedene Layoutvorlagen angelegt werden. Mit unterschiedlichen Layoutvorlagen können Teilmengen und Teilaspekte aus dem Datenbestand abgebildet (herausgefiltert) werden. So kann man zum Beispiel einen Produktkatalog oder einen Veranstaltungskalender in Übersichtslisten und Detailbeschreibungen aufteilen.

Teilmengen heraus filtern

Filterkriterien können als Variablen definiert werden. Eine Variable formuliert eine Abängigkeit (Wenn-Dann-Beziehung). Hierfür hat sich der Begriff Variable Data Publishing (VDP) etabliert. VDP eignet sich beispielsweise für personalsisierte Mailings, zeitbezogene Sonderangebote oder kundenspezifische Angebotsübersichten.

Bedingungen festlegen

Beim Database Publishing erfolgt das Layout automatisch oder teilautomatisch – je nach Aufbau der Design-Vorlage. Je klarer die Inhalte strukturiert sind, desto größer die Automatisierungspotenziale. Je individueller die Seitengestaltung, desto mehr Handarbeit ist erforderlich.

Automatisierungspotenziale

Der Automatisierungsgrad hängt nicht von der Komplexität der Inhalte ab, sondern von der Klarheit der Struktur. Die Publikation muss Wiederholungscharakter haben. Eine Wiederholungssequenz kann sich über mehrere Seiten erstrecken.

• Zeit- und kostensparende Erstausgabe
Das Grafik-Design konzentriert sich auf die Erstellung des Layoutschemas und die Definition der sog. Paginierungeregeln. Die Befüllung übenimmt die Automatik.

• Aktualisierung von Periodika
Für die Aktualisierung „auf Knopfdruck“ wird das Layout mit der modifizierten Tabelle synchronisiert.

• Unterschiedliche Darstellung der Inhalte
Für ein und denselben Datenbestand können verschiedene Layoutvorlagen angelegt werden. Mit unterschiedlichen Layoutvorlagen können Teilmengen und Teilaspekte aus dem Datenbestand abgebildet (herausgefiltert) werden.

• Zusammenführung mehrerer Quellen
Inhalte aus mehreren Quellen können zusammengeführt werden. Beispielsweise können Termine für unterschiedliche Kategorien von Veranstaltungen separat gepflegt und in einem Programmheft chronologisch aufgeführt werden.

• Datenbankabfragen
Bei Verwendung mehrerer Quellen und entsprechender Konfiguration von Filtern lassen sich frei definierbare Datenbankabfragen realisieren.